REGULAMIN
School on General Relativity, Astrophysics and Cosmology
(GRSch 2023)
23 - 29.07.2023 (Warszawa), 30.07 - 05.08.2023 (Chęciny)
WPROWADZENIE
Międzynarodowa letnia szkoła naukowa School on General Relativity, Astrophysics and Cosmology umożliwia doktorantom i młodym pracownikom naukowym poszerzenie ich wiedzy specjalistycznej dotyczącej teorii grawitacji, modeli kwantowej grawitacji, astrofizyki relatywistycznej, kosmologii oraz fizyki fal grawitacyjnych. Szkoła ma prowadzić do nawiązywania kontaktów z uznanymi międzynarodowo ekspertami, którzy mogą być zainteresowani podjęciem współpracy naukowej z uczestnikami GRSch 2023 i przyjęciem ich do swoich grup badawczych.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
- School on General Relativity, Astrophysics and Cosmology (dalej: “Szkoła” lub „GRSch 2023”) jest projektem realizowanym w ramach programu „Inicjatywa doskonałości – uczelnia badawcza” (IDUB), Działanie IV.4.2 „Międzynarodowe szkoły letnie dla doktorantów i młodych pracowników naukowych”.
- Głównym organizatorem GRSch 2023 jest Wydział Fizyki Uniwersytetu Warszawskiego (dalej: “Organizator”), wspierany przez Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
- Organizator jest reprezentowany przez prof. Dariusza Wasika – Dziekana Wydziału Fizyki Uniwersytetu Warszawskiego.
- Zespół organizacyjny GRSch 2023 powołuje Kierownik Programu IDUB – Prorektor ds. Badań.
- Do głównych zadań zespołu należy:
a) przygotowanie organizacyjne i merytoryczne Szkoły,
b) opracowanie regulaminu Szkoły,
c) przeprowadzenie procesu rekrutacji uczestników Szkoły,
d) pozyskanie wykładowców i opracowanie programu Szkoły,
e) budowa i prowadzenie strony internetowej Szkoły,
f) opracowanie materiałów konferencyjnych,
g) kontakt z wykładowcami Szkoły, rezerwacja biletów lotniczych i hoteli dla wykładowców,
h) prowadzenie biura Szkoły,
i) czuwanie nad przebiegiem Szkoły zgodnie z jej programem,
j) zakończenie prac Szkoły, wydanie stosownych dyplomów,
k) sporządzenie sprawozdania merytorycznego i rozliczenie finansowe Szkoły. - Uczestnikiem Szkoły może być:
a) doktorant posiadający status doktoranta przez cały okres trwania Szkoły;
b) młody pracownik naukowy, który uzyskał stopień doktora nie wcześniej niż 7 lat przed dniem ogłoszenia
naboru do Szkoły. - Udział w GRSch 2023 jest odpłatny.
- Szkoła realizowana jest w dwóch częściach w ciągu 12 dni: 23.07 - 29.07.2023 r. w Warszawie (część I) oraz 30.07 - 05.08.2023 w Chęcinach (część II).
- Istnieje możliwość udziału w obu lub w jednej wybranej części Szkoły.
- Liczba uczestników Szkoły wynosi minimum 30 osób, z czego połowę powinni stanowić uczestnicy pracujący lub kształcący się w uczelni zagranicznej.
- Maksymalna liczba uczestników Szkoły wynosi 56 osób, z czego połowę powinni stanowić uczestnicy pracujący lub kształcący się w uczelni zagranicznej.
- W ramach GRSch 2023 udział doktorantów i pracowników naukowych Uniwersytetu Warszawskiego nie powinien przekraczać 1/3 ogółu uczestników.
- Szkoła jest prowadzona w języku angielskim zgodnie z jej Programem opublikowanym na stronie internetowej: conferences.fuw.edu.pl/event/5/
ZASADY REKRUTACJI
§ 2
- Rekrutacja do Szkoły rozpocznie się 29.03.2023 r. i zakończy 24.04.2023 r.
- Osoby zainteresowane udziałem w GRSch 2023 powinny w terminie wskazanym w ust. 1 wypełnić i przesłać formularz rejestracyjny udostępniony na stronie: conferences.fuw.edu.pl/event/5/
- W formularzu rejestracyjnym kandydat podaje swoje dane osobowe i kontaktowe oraz afiliację, zamieszcza list motywacyjny i wyraża zgodę na przetwarzanie danych (RODO) przez Organizatora.
- Wysłanie formularza rejestracyjnego przez kandydata jest możliwe wyłącznie po zaakceptowaniu niniejszego regulaminu.
- Ocenę kandydatur przeprowadza Zespół Organizacyjny.
- Komisja konkursowa przeprowadza ocenę w oparciu o treść listu motywacyjnego.
- Wynik naboru zatwierdza Dziekan Wydziału Fizyki. Od decyzji Dziekana Wydziału Fizyki nie przysługuje odwołanie.
- O wynikach naboru do Szkoły kandydaci zostaną powiadomieni drogą mailową w terminie do dnia 05.05.2023 r.
- W przypadku niewypełnienia limitu miejsc, Organizator przeprowadzi dodatkowy nabór w terminie: od 01.05.2023 r. do 13.05.2023 r.
- O wynikach dodatkowego naboru do Szkoły kandydaci zostaną powiadomieni w terminie do 18.05.2023 r.
- Uczestnik Szkoły jest zobowiązany do wniesienia opłaty, o której mowa w par. 5 ust. 2, w ciągu 21 dni od dnia otrzymania maila z informacją o zakwalifikowaniu do udziału w Szkole. W przypadku niewniesienia opłaty Dziekan Wydziału Fizyki może unieważnić decyzję o zakwalifikowaniu do GRSch 2023. Na zwolnione miejsce zostaje przyjęta kolejna osoba z listy rezerwowej, wybrana w taki sposób, by nie zaburzyć proporcji określonych w par. 1 ust. 9-11.
PRAWA I OBOWIĄZKI ORGANIZATORA
§ 3
- Organizator ma prawo do przetwarzania danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w klauzuli informacyjnej zawartej w formularzu rekrutacyjnym.
- Organizator ma prawo w uzasadnionych przypadkach do zmiany terminów (dziennych i godzinowych) dotyczących realizacji GRSch 2023.
- Organizator ma prawo w dowolnym momencie przed rozpoczęciem Szkoły zadecydować o zmianie terminu realizacji Szkoły, jeśli wymagać tego będzie sytuacja epidemiczna bądź inne ograniczenia w funkcjonowaniu Uniwersytetu Warszawskiego wprowadzone przez Rektora Uniwersytetu Warszawskiego. Szkoła powinna odbyć się nie później jednak niż do 30 września 2023 roku. Organizator niezwłocznie poinformuje kandydatów lub uczestników GRSch 2023 o podjęciu tej decyzji.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Szkoły lub proporcjonalnego zmniejszenia liczby uczestników z zachowaniem zasad procentowego doboru kandydatów jak w § 1 ust. 9 i ust. 10 oraz ust. 11 w przypadku, kiedy wyniki rekrutacji nie będą zadowalające (zbyt mała liczba zgłoszeń).
- Organizator ma obowiązek zorganizować oraz zapewnić:
a) realizację zajęć zgodnie z programem Szkoły;
b) kadrę ekspercką posiadającą kompetencje merytoryczne do prowadzenia zajęć przewidzianych programem
Szkoły;
c) przerwy kawowe podczas części I Szkoły odbywającej się w Warszawie;
d) przerwy kawowe i obiadowe podczas części II Szkoły odbywającej się w Chęcinach;
e) zakwaterowanie dla uczestników w II części Szkoły, która odbędzie się w Chęcinach;
f) wydanie uczestnikom dyplomu ukończenia Szkoły.
PRAWA I OBOWIĄZKI UCZESTNIKA
§ 4
- Uczestnik ma prawo do:
a) udziału w wykładach i seminariach przewidzianych w programie Szkoły;
b) indywidualnych konsultacji z kadrą ekspercką;
c) otrzymania materiałów konferencyjnych;
d) korzystania z przerw kawowych i obiadów zapewnionych przez Organizatora w trakcie Szkoły;
e) uzyskania zakwaterowania w II części Szkoły, która odbędzie się w Chęcinach;
f) komunikowania się w kwestiach związanych ze Szkołą z Organizatorem: Biuro GRSch 2023 pod adresem
e-mail: grsch2023@fuw.edu.pl lub osobiście z osobami wskazanymi jako członkowie zespołu
organizacyjnego w trakcie Szkoły. - Uczestnik zobowiązuje się do:
a) przestrzegania regulaminu Szkoły;
b) uczestnictwa w zajęciach Szkoły potwierdzanego podpisami na listach obecności.
OPŁATY
§ 5
- GRSch 2023 jest projektem finansowanym przez Uniwersytet Warszawski (program IDUB, Działanie IV.4.2) oraz z opłat konferencyjnych.
- Opłata za udział w I części GRSch 2023 wynosi 240 zł (50 EUR) oraz 950 zł (200 EUR) za udział w II części. Opłata jest przeznaczona na pokrycie kosztów Szkoły dotyczących:
a) organizacji wykładów;
b) organizacji przerw kawowych w I części Szkoły oraz przerw kawowych i obiadowych w czasie trwania
II części Szkoły;
c) przygotowania materiałów konferencyjnych;
d) zapewnienia zakwaterowania w II części szkoły w Chęcinach. - W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w § 6. ust. 1, Uczestnikowi przysługuje zwrot 45% wniesionej opłaty, którą Organizator przekaże na rachunek wskazany przed Uczestnika.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 6
- Organizator zastrzega, że w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, np. związanych z pogłębieniem się zagrożenia epidemicznego i związanego z tym ograniczenia funkcjonowania instytucji, wszystkie zajęcia prowadzone mogą być z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość. Wszelkie informacje o zmianach zostaną podane drogą mailową na adres uczestnika GRSch 2023 na co uczestnik wyraża zgodę, akceptując regulamin GRSch 2023.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem 27.03.2023 r.
